0365 : One Drive pour une société ?

Dans Microsoft 365, OneDrive et SharePoint n'ont pas le même objectif. OneDrive est pensé pour les fichiers individuels d'un utilisateur, alors qu'un site SharePoint est conçu pour centraliser et partager des documents à l'échelle de l'entreprise. Utiliser le OneDrive d'un employé comme espace commun expose l'organisation à des risques de perte d'accès et de données.

• OneDrive est personnel, SharePoint est collaboratif : OneDrive est conçu pour un usage individuel et pour les fichiers personnels de l'utilisateur. Pour un répertoire réellement partagé entre tous les collaborateurs, la bonne pratique est d'utiliser un site SharePoint dédié, prévu pour la collaboration et la gestion des droits à l'échelle de l'équipe ou de l'entreprise.
• Créer un répertoire partagé via SharePoint : la mise en place d'un espace commun se fait depuis l'administration Microsoft 365, en créant un site d'équipe SharePoint puis en y ajoutant les membres ou groupes concernés. Les dossiers (RH, IT, comptabilité, etc.) sont ensuite organisés dans ce site pour structurer les documents de l'entreprise.
• Étapes principales pour créer le site : la procédure type consiste à :

  1. se connecter à https://admin.microsoft.com ;
  2. accéder à Admin Centers > SharePoint ;
  3. cliquer sur "Créer un site" puis choisir un site d'équipe ;
  4. ajouter le groupe "Tous les utilisateurs" ou les membres de votre choix ;
  5. créer les sous-dossiers nécessaires (RH, IT, compta, etc.) ;
  6. utiliser le bouton "Synchroniser" pour intégrer ce site dans OneDrive de chaque utilisateur.
• Accès dans l'explorateur de fichiers : une fois la synchronisation activée, le dossier partagé apparaît dans l'explorateur de fichiers Windows sous la forme "Nom de votre organisation - Documents partagés". Les utilisateurs y accèdent comme à un lecteur réseau, avec les avantages de la synchronisation et de la gestion de versions.
• Risque majeur en cas d'usage du OneDrive d'un employé : utiliser le OneDrive personnel d'un collaborateur comme espace de partage collectif est fortement déconseillé. En cas de départ de la personne, de suppression de son compte ou de changement de droits, l'accès aux données peut être coupé pour toute l'équipe, voire entraîner une perte de fichiers.