C'est la question qui revient le plus souvent quand un dirigeant envisage de changer de prestataire informatique : est-ce qu'on va perdre quelque chose ? La réponse honnête est : ça dépend de la méthode. Avec une reprise préparée et structurée, la réponse est non. En improvisant, le risque est réel — et les erreurs coûtent parfois très cher. Voici comment organiser un changement de prestataire sans perdre vos données, vos emails ni vos numéros de téléphone.
Pourquoi les PME hésitent à changer de prestataire
La peur de perdre quelque chose est la raison principale qui pousse les PME à rester avec un prestataire dont elles ne sont pas satisfaites. C'est compréhensible : l'informatique est critique, et une interruption mal gérée coûte de l'argent et du stress.
Mais cette peur est souvent disproportionnée. Dans la grande majorité des cas, un changement de prestataire bien organisé se fait sans aucune interruption visible pour les équipes. Les risques existent, mais ils sont connus et gérables — à condition de les anticiper.
Première étape : cartographier ce que détient votre prestataire actuel
Avant d'enclencher quoi que ce soit, il faut savoir exactement ce que votre prestataire actuel gère et détient. C'est le travail préliminaire indispensable. On ne peut pas organiser une reprise propre sans savoir ce qu'on reprend.
La liste à établir :
- Noms de domaine : qui détient les domaines de votre entreprise ? Chez quel registrar ? Avez-vous accès au portail de gestion ?
- Licences logicielles : Microsoft 365, antivirus, logiciels métiers — qui gère les comptes administrateurs ?
- Accès administrateurs : Active Directory, routeur, pare-feu, serveur NAS, hébergement web — votre prestataire vous a-t-il communiqué ces accès ?
- Contrats opérateurs : téléphonie fixe, mobile, internet — qui est l'interlocuteur contractuel ?
- Hébergement et sauvegardes : où sont vos données sauvegardées ? Avez-vous accès à ces sauvegardes indépendamment de votre prestataire ?
- Matériel en leasing ou prêté : certains équipements réseau appartiennent au prestataire — ils seront à récupérer ou à remplacer.
Cet inventaire peut sembler laborieux, mais il est indispensable. Evoir réalise systématiquement cet audit avant toute reprise — il permet d'identifier en amont les points de blocage potentiels.
Les trois points qui font peur — et comment les gérer
Les adresses email
Vos adresses mail (contact@votreentreprise.fr, prenom.nom@votreentreprise.fr) sont liées à votre nom de domaine, pas à votre prestataire. Si vous maîtrisez votre domaine, vous gardez vos adresses — quelle que soit la solution de messagerie.
Le risque réel : quand le prestataire sortant détient le nom de domaine à votre place. Cela arrive plus souvent qu'on ne le croit : le prestataire a enregistré le domaine en son nom ou dans son propre compte registrar, et vous n'avez pas accès au portail de gestion. Dans ce cas, il faut procéder à un transfert de domaine avant de toucher quoi que ce soit d'autre.
Pour l'historique des emails : si vous migrez d'une messagerie à une autre (Exchange local vers Microsoft 365, par exemple), l'historique peut être migré. La procédure dépend de la source et de la destination, mais dans la grande majorité des cas, aucun email n'est perdu.
Les numéros de téléphone
La portabilité est un droit. Vous pouvez transférer vos numéros fixes et mobiles chez n'importe quel opérateur. La procédure prend de quelques jours à quelques semaines selon les opérateurs et le type de lignes.
Le point critique : ne jamais résilier l'ancien opérateur avant que la portabilité soit effective. Si vous résiliez la ligne cuivre avant que le numéro soit porté, il est perdu définitivement. La séquence correcte : portabilité d'abord, résiliation ensuite. Si votre téléphonie est encore sur le réseau cuivre RTC, anticipez aussi la migration vers la VoIP — la coupure Orange arrivera de toute façon.
Pour les standards téléphoniques (IPBX) : si votre standard appartient à votre prestataire (en leasing ou fourni dans le contrat), il faudra soit le racheter, soit le remplacer. C'est un point à éclaircir dès le début du processus.
Les données et les sauvegardes
C'est le point le plus souvent négligé — et le plus potentiellement critique. Avant de couper les accès à l'ancien prestataire, vérifiez :
- Vous disposez bien d'une copie récente de toutes les données (serveur, NAS, partages réseau)
- Vos sauvegardes sont accessibles sans l'intermédiaire de votre ancien prestataire
- Vous pouvez restaurer les données depuis ces sauvegardes (test de restauration)
Un prestataire qui refuse de vous communiquer les accès à vos propres données lors d'un départ commet un abus. Dans ce cas, il est possible de reprendre le contrôle en passant directement par les opérateurs, fabricants et registrars. Cela prend un peu plus de temps, mais c'est toujours faisable.
La séquence optimale pour un changement sans coupure
Voici la séquence que nous appliquons systématiquement lors d'une reprise :
- Audit préliminaire (semaines 1-2) : cartographie du SI, identification de ce que détient le prestataire sortant, évaluation des risques spécifiques
- Notification du prestataire sortant : dans le respect du préavis contractuel — souvent 1 à 3 mois. La notification déclenche le délai, pas le début des travaux.
- Récupération des accès en cours de contrat (semaines 2-6) : récupérer progressivement les accès administrateurs, domaines, licences — pendant que le contrat est encore en cours et que la coopération est contractuellement obligatoire
- Déploiement du nouvel environnement (semaines 4-10) : installation des outils de supervision, connexion des postes, configuration de la messagerie, tests
- Basculement (jour J) : généralement un vendredi soir ou un week-end, pour que le lundi matin les équipes soient déjà sous le nouveau prestataire sans s'en apercevoir
- Période de stabilisation (semaines 1-4 après) : supervision renforcée, traitement des problèmes résiduels, documentation de l'environnement
Quand commencer à préparer la transition ?
2 à 3 mois avant la date souhaitée de basculement. Cela laisse le temps de l'audit, du choix du nouveau prestataire, de la préparation des basculements et de la notification au prestataire sortant dans les délais contractuels.
Une transition précipitée en 2 semaines est techniquement possible mais risquée : elle laisse peu de marge pour gérer les imprévus, récupérer des accès récalcitrants ou former les équipes. Les erreurs sous pression coûtent toujours plus cher que la préparation anticipée.
Que faire si l'ancien prestataire ne coopère pas ?
C'est une situation que nous traitons régulièrement. Elle est plus fréquente qu'on ne le croit, souvent parce que le prestataire sortant traîne les pieds ou pose des conditions financières non prévues au contrat.
Dans ce cas, plusieurs voies parallèles sont possibles :
- Noms de domaine : un transfert de domaine peut être demandé directement auprès du registrar en fournissant des preuves de propriété. L'ICANN prévoit des procédures de règlement des litiges.
- Licences Microsoft 365 : Microsoft dispose de processus pour récupérer l'accès à un tenant dont vous avez perdu les accès administrateurs.
- Équipements réseau : routeurs et pare-feux peuvent être réinitialisés en usine si nécessaire — les configurations sont à reconstruire, mais l'accès physique est suffisant.
- Opérateurs télécom : la portabilité est un droit légal — l'opérateur ne peut pas s'y opposer légalement.
Dans les cas extrêmes (prestataire qui retient des données en otage), une mise en demeure par avocat accélère généralement les choses. La loi est de votre côté.