Microsoft assure la disponibilité du service, pas l’historique de vos données. Cette page dit quoi sauvegarder, quoi tester et ce qu’il advient des données d’un collaborateur qui part.
Elle complète l’article qui explique pourquoi sauvegarder et la page qui compare les solutions de sauvegarde PME : ici, le périmètre, la restauration et les départs.
En résumé
D’après Microsoft, faire fonctionner Microsoft 365 est un partenariat : Microsoft fournit les services, et l’entreprise reste responsable de ses postes de connexion, de la gestion des identités et des accès et de la manière dont les services sont utilisés. Côté données, Microsoft construit ses services pour résister aux pannes : copies dans des zones de défaillance distinctes, contrôle de l’intégrité, stockage des fichiers SharePoint en ajout seul. Mais Microsoft écrit aussi l’un de ses principes de conception noir sur blanc : la plupart des pertes de données viennent d’actions des clients, d’où des outils permettant de restaurer soi-même des éléments supprimés par erreur.
Corbeilles, historique des versions et restauration des fichiers répondent à ce besoin : ils sont faits pour une erreur récente, avec des fenêtres de conservation limitées. Ces durées, et l’option de Microsoft (Microsoft 365 Backup), sont détaillées dans notre article pourquoi sauvegarder Microsoft 365 avec une solution tierce ; elles ne sont pas répétées ici. Cette page traite ce qui se décide ensuite : quoi couvrir, quoi tester, et comment gérer les départs.
Le périmètre se définit par service, car Microsoft 365 range les données à des endroits différents. Le tableau indique où elles se trouvent, d’après Microsoft, et ce qu’il faut exiger d’une solution.
| Service | Où sont les données, selon Microsoft | À exiger d’une solution |
|---|---|---|
| Messagerie (Exchange Online) | Dans les boîtes des utilisateurs : messages, contacts, calendriers, tâches. | Restaurer un seul message ou une boîte entière, à l’emplacement d’origine ou ailleurs. |
| Fichiers personnels (OneDrive) | Un compte OneDrive par utilisateur ; les fichiers et enregistrements issus des conversations privées Teams relèvent aussi du OneDrive de l’organisateur. | Restaurer un fichier, ou tout le compte à un instant donné. |
| Sites d’équipe (SharePoint) | Dans des sites SharePoint, où se trouvent aussi les fichiers partagés dans Teams, les enregistrements de réunion et d’autres contenus. | Restaurer un site ou une bibliothèque à un instant donné. |
| Conversations Teams | Le stockage principal est un service de conversation propre à Teams, hébergé sur Azure ; des copies sont placées dans un dossier caché des boîtes des participants (conversations) ou d’une boîte de groupe (canaux), que Microsoft ne conçoit pas pour être accessible aux utilisateurs ou aux administrateurs. | Une réponse écrite : ces conversations sont-elles couvertes, et comment les restaure-t-on ? |
| Identités et configuration | Les pages de Microsoft consultées pour cette page ne traitent pas ce point. | Poser la question : que devient la configuration du locataire après une erreur ou une attaque ? |
À titre de repère, Microsoft 365 Backup, le service optionnel de Microsoft, sauvegarde les sites SharePoint, les comptes OneDrive et les boîtes Exchange : les conversations Teams n’y figurent pas comme unité de sauvegarde. Il en faut tirer une question, pas une conclusion : quelle que soit la solution retenue, demandez comment elle traite les conversations.
Une sauvegarde n’a de valeur que si l’on sait restaurer ce dont on a besoin. Voici cinq situations à faire jouer avant d’en avoir besoin. Pour chacune, on cherche trois précisions : la finesse de la restauration, le point dans le temps choisi et l’endroit où le résultat est déposé.
| Scénario | Ce qu’on doit pouvoir faire | Précision à obtenir |
|---|---|---|
| Un fichier écrasé ou supprimé par erreur | Retrouver une version antérieure sans toucher au reste. | Restauration d’un fichier isolé, ou seulement du compte entier ? |
| Des fichiers chiffrés ou altérés en masse | Ramener un compte OneDrive ou un site à un instant antérieur à l’incident. | Pour Microsoft 365 Backup, Microsoft précise qu’une restauration de compte ou de site remplace tout le contenu modifié depuis le point choisi : la décision se prend avant de lancer l’opération. |
| Une boîte mail vidée par erreur | Récupérer des messages précis, voire toute la boîte. | Restauration d’éléments par recherche, et destination (même boîte, autre dossier). |
| Un site d’équipe supprimé | Restituer le site, ses bibliothèques et ses accès. | Sous quelle forme et en combien d’étapes ? |
| Un ancien collaborateur dont il faut l’historique | Retrouver sa boîte et ses fichiers après la suppression de son compte. | La sauvegarde garde-t-elle les données d’un compte supprimé, et combien de temps ? (voir ci-dessous) |
Un cabinet d’architectes constate un lundi qu’un dossier partagé a été vidé par une synchronisation défectueuse. Personne ne sait s’il faut restaurer le site d’équipe ou le compte OneDrive de la personne qui a synchronisé, ni ce que la restauration écrasera. Un essai fait à froid, sur un site de test, aurait répondu à ces questions : c’est tout l’objet d’un exercice de restauration. L’ANSSI, dans son guide pour les TPE et PME, demande des tests réguliers de restauration, y compris après un incident majeur comme un rançongiciel.
C’est la situation où l’on perd le plus souvent des données sans s’en apercevoir : un compte est supprimé, un délai s’écoule, et il est trop tard. Voici ce que Microsoft décrit dans sa documentation ; les règles de rétention configurées dans votre locataire priment sur ces durées par défaut.
| Situation | Ce que décrit Microsoft | Ce qu’il faut en retenir |
|---|---|---|
| Licence Exchange retirée | Les données Exchange du compte sont conservées 30 jours, puis supprimées et irrécupérables. Remettre la licence pendant ce délai rétablit l’accès. | Ne pas retirer la licence avant d’avoir décidé du sort de la boîte. |
| Boîte supprimée | Conservée 30 jours, puis supprimée définitivement et irrécupérable. | Le délai court dès la suppression, pas dès le départ de la personne. |
| OneDrive : compte supprimé | Le délai de nettoyage commence à la suppression du compte dans Microsoft Entra ID, pas au blocage de la connexion ni au retrait de la licence. Par défaut 30 jours, modifiable. Le responsable de la personne reçoit l’accès et un rappel sept jours avant la fin ; ensuite le OneDrive passe en corbeille pour 93 jours, restaurable seulement par PowerShell. | Désigner à l’avance qui reprend les fichiers, et régler la délégation d’accès. |
| OneDrive sans licence valide | Archivé au 93e jour sans licence. Après 12 mois de stockage d’archive non payé, les données peuvent être supprimées quelles que soient les règles de rétention. | Un compte laissé sans licence n’est pas un stockage durable. |
| Conversations Teams | Si elles sont soumises à une règle de rétention, elles sont conservées dans une boîte inactive après la suppression du compte, et restent consultables par une recherche de conformité. | Sans règle de rétention, rien n’est indiqué : à vérifier. |
Garder ou effacer les données d’un ancien salarié relève aussi de la protection des données personnelles et du droit du travail. Cette page ne traite pas ce point : à faire valider par la personne qui en répond dans l’entreprise.
Deux voies existent pour la sauvegarde elle-même : le service de Microsoft (Microsoft 365 Backup) ou une solution d’un autre éditeur. Le comparatif, les durées natives et la facturation à la consommation sont dans l’article dédié ; le choix d’une solution, avec RPO, RTO et règle 3-2-1, est sur la page comparer les solutions de sauvegarde PME ; la vérification d’une sauvegarde existante dans le guide 3-2-1. Ce qui est propre à Microsoft 365 tient en sept questions à poser à tout fournisseur :
Non, mais le délai est court. D’après Microsoft, le OneDrive d’un compte supprimé est conservé 30 jours par défaut, le responsable de la personne y a accès et reçoit un rappel sept jours avant la fin, puis il reste 93 jours en corbeille, restaurable seulement par PowerShell. La boîte mail est, elle, conservée 30 jours avant suppression définitive. Prévoyez qui reprend quoi avant de supprimer le compte.
Ce n’est pas neutre. Microsoft indique que, sans licence Exchange, les données de la boîte sont conservées 30 jours puis supprimées et irrécupérables. Pour OneDrive, le délai de nettoyage ne démarre pas au retrait de la licence mais à la suppression du compte, et un OneDrive sans licence est archivé au 93e jour. Décidez du sort des données avant de toucher à la licence.
Ne le supposez pas. Microsoft explique que les conversations Teams ont un stockage principal propre, avec des copies dans des dossiers cachés de boîtes mail destinés à la conformité, et que ni les règles de rétention des boîtes ni celles de Teams ne se substituent l’une à l’autre. Demandez à votre fournisseur une réponse écrite sur les conversations, distincte de la messagerie.
Peu de personnes, et avec une trace. Microsoft indique que les actions de Microsoft 365 Backup sont auditables et qu’une restauration de compte OneDrive ou de site revient à un état antérieur en écrasant le contenu modifié depuis : elle se décide, elle ne se lance pas dans l’urgence. Exigez les mêmes garanties de traçabilité de tout autre outil.
De préciser le périmètre par service (messagerie, OneDrive, SharePoint, Teams), la finesse de restauration, le sort des comptes supprimés, l’endroit où sont stockées les copies et la façon de tester. Les sept questions de la section « Choisir une sauvegarde » servent de grille.
Sources consultées le 26 septembre 2026 (Microsoft Learn, pages en anglais, sauf mention) :
Les durées et les fonctions de Microsoft évoluent : vérifiez-les dans votre locataire avant de décider. Cette page ne donne ni tarif ni durée de projet.
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L’article explique pourquoi sauvegarder et compare les options de Microsoft ; la page sauvegarde des données aide à choisir une solution ; les autres pages complètent le sujet Microsoft 365.
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