C'est la question qui revient le plus souvent quand un dirigeant envisage de changer de prestataire informatique : est-ce qu'on va perdre quelque chose ? La réponse honnête est : ça dépend de la méthode. Avec une reprise préparée, non. En improvisant, le risque est réel.
Les trois points qui font peur — et comment les gérer
Les adresses email. Vos adresses mail (contact@votreentreprise.fr, prenom.nom@votreentreprise.fr) sont liées à votre nom de domaine, pas à votre prestataire. Si vous maîtrisez votre domaine, vous gardez vos adresses. Le risque, c'est quand le prestataire sortant détient le nom de domaine à votre place — situation qui arrive et qu'on audite systématiquement en amont.
Les numéros de téléphone. La portabilité est un droit. Vous pouvez transférer vos numéros fixes et mobiles chez un nouvel opérateur. La procédure prend quelques jours à quelques semaines selon les cas. Ce qui importe, c'est de ne pas résilier l'ancien opérateur avant que la portabilité soit effectuée.
Les données et les sauvegardes. Le point souvent négligé. Avant de couper les accès à l'ancien prestataire, il faut s'assurer que vous disposez bien de vos sauvegardes, de vos fichiers serveur et de tous les accès administrateurs. Un prestataire qui refuse de vous donner ces informations lors d'un départ crée un risque réel.
La vraie question : qu'est-ce que le prestataire sortant détient ?
Avant d'enclencher quoi que ce soit, il faut faire un inventaire de ce que votre prestataire actuel gère : domaines, licences, accès administrateurs, contrats opérateurs. C'est le travail préliminaire indispensable. On ne peut pas organiser une reprise propre sans savoir ce qu'on reprend.
Quand commencer à préparer la transition ?
2 à 3 mois avant la date souhaitée. Cela laisse le temps de l'audit, du choix du nouveau prestataire, de la préparation des basculements et de la notification au prestataire sortant dans les délais contractuels. Une transition précipitée en deux semaines est possible mais crée un stress inutile et augmente le risque d'oublier quelque chose.
Que faire si l'ancien prestataire ne coopère pas ?
C'est une situation que nous traitons régulièrement. Il est possible de reprendre le contrôle des noms de domaine, de la messagerie et des équipements sans coopération de l'ancien prestataire, en passant directement par les registrars, opérateurs et fabricants. Cela prend un peu plus de temps, mais c'est toujours faisable.