Faut-il supprimer le compte du salarié parti ?
Pas le jour du départ. On le désactive, on récupère ce qui doit l'être, puis on le supprime à la fin d'une période de conservation fixée par l'entreprise.
Guide Evoir - Comptes et accès
Départ d'un collaborateur : la checklist informatique à suivre
Un départ mal géré laisse des comptes actifs, des fichiers introuvables et une boîte mail qui rebondit. À l'inverse, tout supprimer le jour même est irréversible. Cette checklist sépare ce qu'on fait avant le départ, le jour J et dans les semaines suivantes, et signale les accès qu'on oublie le plus souvent.
En résumé
- Désactiver avant de supprimer : bloquer les accès le jour du départ, ne supprimer qu'après une période de conservation décidée
- Récupérer d'abord le savoir : fichiers, boîte mail, accès aux outils dont la personne était seule titulaire
- Ne pas oublier ce qui n'est pas dans l'annuaire : outils en ligne, mots de passe partagés, badge, téléphone
- Le départ se prépare avec les ressources humaines : dates, message aux clients, cadre juridique des données personnelles
Avant le départ (dès que la date est connue)
- Lister ce que la personne utilise : comptes, outils en ligne, matériel, abonnements
- Repérer ce dont elle est seule détentrice : compte administrateur d'un outil, licence à son nom, nom de domaine ou réseau social de l'entreprise enregistré à son adresse
- Désigner avec son responsable la personne qui reprend les dossiers et la boîte mail
- Prévoir le message d'absence ou la redirection, et le contact à donner aux clients et aux fournisseurs
- Demander à la personne de ranger ses fichiers dans les espaces partagés plutôt que sur son poste
- Planifier la restitution du matériel : ordinateur, téléphone, badge, clés, token de sécurité
Le jour du départ
Compte et accès
- Désactiver la connexion du compte (sans le supprimer)
- Fermer toutes les sessions ouvertes et retirer les appareils connectés (ordinateurs, téléphones, applications)
- Changer le mot de passe et retirer les méthodes de double authentification enregistrées
- Couper les accès distants : VPN, bureau à distance, accès individuels au Wi-Fi
Messagerie
- Rediriger les nouveaux messages vers la personne qui reprend, ou lui donner accès à la boîte
- Activer un message d'absence indiquant le nouveau contact
- Vérifier que la personne n'a pas créé de règle de transfert automatique vers une adresse extérieure
Matériel et téléphonie
- Récupérer l'ordinateur, le téléphone, le badge et les clés
- Ne pas réinstaller l'ordinateur avant d'avoir sauvegardé ce qu'il contient
- Rediriger la ligne fixe et la boîte vocale
- Si un appareil n'est pas restitué : demander l'effacement à distance, quand l'entreprise gère les mobiles
Mots de passe partagés
- Changer tous les mots de passe partagés que la personne connaissait : comptes fournisseurs, réseaux sociaux de l'entreprise, boîtes génériques, accès en ligne à la banque ou à l'administration
Dans les semaines suivantes
- Exploiter la boîte mail : avec Microsoft 365, une boîte peut être convertie en boîte partagée, consultable sans licence utilisateur dans les limites prévues par Microsoft
- Récupérer les fichiers du stockage personnel (OneDrive) : vérifier la durée de conservation appliquée après la suppression d'un compte, qui se règle dans l'administration
- Libérer ou réaffecter la licence, pour ne plus payer un compte inutilisé
- Retirer la personne des listes de diffusion, groupes, annuaires, outils métier et signatures
- Mettre à jour la documentation des accès et le registre des comptes
- Supprimer le compte uniquement à la fin de la période de conservation fixée par l'entreprise
La suppression d'une boîte Exchange est définitive : voir la FAQ Mail Exchange : départ d'un collaborateur.
Cas particulier : départ conflictuel ou urgent
Quand il faut couper les accès sans préavis, l'ordre change :
- Coordonnez la coupure avec les ressources humaines : elle doit intervenir au moment de l'entretien, pas avant ni bien après.
- Désactivez le compte, fermez les sessions et changez les mots de passe partagés d'un seul geste.
- Ne supprimez rien et conservez les journaux de connexion : ils servent à comprendre ce qui s'est passé si un doute apparaît.
- Contrôlez les règles de transfert, les applications autorisées sur le compte et les accès délégués.
Messages personnels et données personnelles
Les messages que le salarié a identifiés comme personnels bénéficient d'une protection : l'employeur ne peut en principe pas les consulter en dehors du cadre prévu. Une charte informatique claire, connue des salariés, et l'avis des ressources humaines ou d'un juriste évitent les mauvaises surprises au moment d'ouvrir une boîte.
À noterCette page est un guide technique, pas un avis juridique.
Qui fait quoi
| Qui | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Ressources humaines | Date de départ, message aux clients, restitution du matériel, cadre juridique, charte informatique |
| Responsable du salarié | Désigne le successeur, indique ce qui doit être conservé et les priorités à reprendre |
| Informatique (ou prestataire) | Comptes, messagerie, accès distants, matériel, sauvegarde, licences, documentation |
| Salarié partant | Range ses fichiers dans les espaces partagés, restitue le matériel, transmet ses dossiers en cours |
Questions fréquentes
Combien de temps garder la boîte mail ?
Il n'y a pas de durée universelle : elle dépend des besoins de l'entreprise et des obligations de conservation qui s'appliquent à ses documents. L'essentiel est de la fixer par écrit, à l'avance.
Et pour un stagiaire, un intérimaire ou un prestataire ?
La logique est la même, en plus court : comptes, accès distants, matériel, et surtout les accès temporaires qui n'avaient pas de date de fin (voir le modèle d'e-mail d'accès temporaire pour un prestataire).
Sources et références
Sources consultées le 27 septembre 2026 :
- Microsoft, Vue d’ensemble : Supprimer un ancien employé et sécuriser les données (page du 15 juin 2026)
- Microsoft, Étape 1 : Empêcher la connexion de l’utilisateur et bloquer l’accès à Microsoft 365 (page du 6 janvier 2026)
- Microsoft, Étape 4 : Transférer l’e-mail d’un ancien employé à un autre employé ou convertir en boîte aux lettres partagée (page du 6 janvier 2026)
- Microsoft, Rétention et suppression sur OneDrive (page du 30 juin 2026)
Les recommandations et les pages des éditeurs évoluent : vérifiez-les avant d'agir.
Pour aller plus loin
Autres guides, modèles d'e-mails et réponses de la FAQ sur le même sujet.
Modèle d'e-mail : départ d'un collaborateur, coupure des accès→
Modèle d'e-mail : création d'un compte utilisateur→
FAQ : départ d'un collaborateur sur Exchange→
MFA Microsoft 365 pour les PME→
Support et supervision→
Sauvegarde PME : règle 3-2-1 et test de restauration→
Tous les guides pratiques Evoir→
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