Retrouvez les principales notions Microsoft 365 pour mieux piloter votre messagerie, vos identités, vos postes et vos usages collaboratifs.
Définition
L’archivage Exchange Online (archive in-place) est une boîte aux lettres secondaire, distincte de la boîte principale, dans laquelle les anciens messages sont déplacés automatiquement ou manuellement. Elle offre un espace de stockage supplémentaire et sert de socle à la conservation légale des e-mails.
Pour une PME, c’est la réponse à deux problèmes courants : les boîtes qui saturent et l’obligation de conserver certains échanges plusieurs années. L’utilisateur y accède de façon transparente depuis Outlook, sans exporter de fichiers PST fragiles.
À retenir
L’archive Exchange n’est pas une sauvegarde : elle prolonge et structure le stockage des e-mails, mais ne protège pas contre une suppression malveillante ou un incident majeur.
Point de vigilance
Confondre archivage et sauvegarde. Un message purgé de l’archive peut disparaître définitivement une fois la période de rétention écoulée : une vraie stratégie de sauvegarde reste nécessaire.
À quoi cela sert
- Désengorger les boîtes principales sans supprimer d’historique.
- Répondre aux exigences légales de conservation (fiscales, contractuelles, RH).
- Éviter les PST locaux, sources de pertes de données et de failles de sécurité.
Exemple concret
Un cabinet doit conserver dix ans d’échanges liés à ses dossiers. Une stratégie d’archivage bascule automatiquement vers l’archive les messages de plus de deux ans, tout en les gardant consultables dans Outlook.
Bonnes pratiques
- Définir une stratégie de rétention alignée sur vos obligations légales réelles.
- Activer l’archivage automatique plutôt que de compter sur la discipline des utilisateurs.
- Coupler l’archivage à une solution de sauvegarde tierce pour couvrir la perte de données.
Pourquoi ce terme compte
Bien distinguer archivage et sauvegarde évite un faux sentiment de sécurité : c’est un arbitrage fréquent lors d’un audit Microsoft 365, où l’on vérifie que la conservation légale et la protection des données sont bien deux dispositifs séparés.
Vous pouvez revenir au sommaire Microsoft 365 ou poursuivre avec les autres ressources Evoir pour relier cette notion à un besoin concret.