Retrouvez les principales notions Microsoft 365 pour mieux piloter votre messagerie, vos identités, vos postes et vos usages collaboratifs.
Définition
Une boîte partagée Exchange Online est une messagerie fonctionnelle — contact@, facturation@, support@ — accessible simultanément par plusieurs collaborateurs, sans qu’elle soit rattachée à une personne. Jusqu’à 50 Go, elle ne nécessite pas de licence dédiée.
Pour une PME, c’est l’outil idéal pour mutualiser un canal d’entrée : plusieurs personnes lisent et répondent depuis la même adresse, avec un historique commun, tout en écrivant « au nom de » la boîte.
À retenir
Une boîte partagée sans licence reste gratuite tant qu’elle ne dépasse pas 50 Go et n’a pas de connexion directe : c’est un usage collaboratif, pas un compte nominatif.
Point de vigilance
S’en servir comme d’un compte de connexion classique. Une boîte partagée n’est pas prévue pour un login direct ; si l’on veut s’y connecter avec un mot de passe, il faut une licence — et surtout sécuriser cet accès par MFA.
À quoi cela sert
- Centraliser les demandes clients ou fournisseurs sur une adresse générique.
- Assurer la continuité quand un collaborateur est absent.
- Éviter de payer une licence pour une simple adresse fonctionnelle.
Exemple concret
Le service comptabilité utilise facturation@ en boîte partagée : trois personnes y accèdent depuis leur propre Outlook, traitent les factures entrantes et répondent au nom de l’adresse, avec un historique unique et visible de tous.
Bonnes pratiques
- Réserver l’accès à la boîte partagée aux seules personnes concernées via les délégations.
- Surveiller la volumétrie pour ne pas dépasser la limite gratuite.
- Sécuriser tout accès direct (si licence) par MFA, comme un compte à part entière.
Pourquoi ce terme compte
Savoir quand basculer une adresse en boîte partagée plutôt qu’en compte licencié permet d’optimiser les coûts de licences tout en gardant un canal collaboratif propre et traçable.
Vous pouvez revenir au sommaire Microsoft 365 ou poursuivre avec les autres ressources Evoir pour relier cette notion à un besoin concret.