Peut-on migrer sans coupure de la messagerie ?
La messagerie reste utilisable pendant la copie. Seule la bascule du DNS a un effet visible, et il est court si le TTL a été abaissé et si une copie différentielle suit la bascule.
Guide Evoir - Migration de messagerie
Migrer sa messagerie professionnelle sans perdre d'e-mails : le plan en 8 étapes
Changer de messagerie (vers Microsoft 365, vers un Exchange hébergé, ou en quittant un ancien hébergeur) ne fait perdre des messages que si la bascule est improvisée. Ce guide décrit l'ordre des opérations, ce qui se copie et ce qui ne se copie pas selon la méthode, et les oublis qui coûtent une matinée de dépannage.
En résumé
- Une migration se prépare avant la bascule : inventaire, copie initiale, puis une coupure courte
- Selon la méthode (IMAP, Exchange, outil tiers), les contacts, calendriers et règles ne suivent pas toujours : à vérifier avant de commencer
- Le DNS (enregistrement MX, durée de vie TTL) décide du moment où les nouveaux messages arrivent dans la nouvelle boîte
- L'ancien système reste en service jusqu'à la vérification complète
1. Faire l'inventaire de ce qui existe
On ne migre bien que ce qu'on a listé. Les boîtes des utilisateurs ne sont que la partie visible.
- Boîtes des utilisateurs, avec la taille de chacune
- Boîtes partagées ou génériques (contact@, compta@, commande@…) et leurs droits
- Alias et redirections (une adresse qui arrive dans la boîte d'une autre personne)
- Listes de diffusion et groupes
- Calendriers partagés et ressources (salles, véhicules)
- Règles de messagerie, signatures, délégations
- Archives locales (fichiers .pst) et dossiers publics éventuels
- Tout ce qui envoie ou lit du courrier sans être une personne : scanners et imprimantes, logiciel de facturation, formulaire du site web, ERP, outil de tickets
À ne pas oublierCe dernier point est le plus souvent oublié : un scanner qui ne peut plus envoyer ses documents le lundi matin est la première panne que les utilisateurs remarquent.
La taille de chaque boîte détermine la durée de copie et, parfois, la licence nécessaire côté destination. Relevez aussi les pièces jointes très volumineuses : certaines limites de taille par message ou par boîte diffèrent d'un service à l'autre.
2. Choisir la méthode selon la source et la destination
Il n'existe pas une méthode universelle. Le bon choix dépend de ce qu'on quitte, de ce qu'on rejoint et de ce qu'on doit absolument conserver.
| Méthode | Ce qui est copié | Limites courantes |
|---|---|---|
| Migration IMAP | Les messages et les dossiers de chaque boîte | Elle ne copie en général ni les contacts, ni les calendriers. Elle demande souvent l'accès à chaque boîte (mot de passe ou compte administrateur) sur l'ancien serveur. |
| Migration depuis un serveur Exchange | Messages, contacts, calendriers, tâches | Suppose que l'ancien serveur Exchange est compatible et correctement configuré. Plus de préparation, mais la copie est plus complète. |
| Outil de migration tiers | Dépend de l'outil : boîtes, calendriers, contacts, parfois dossiers publics | Souvent facturé par boîte ; à essayer sur une boîte pilote avant le lot complet. |
| Export puis import de fichiers .pst | Les éléments exportés, boîte par boîte | Manuel et lent : à réserver aux petits volumes ou aux archives, pas à une migration de l'ensemble. |
Sur une même migration, on combine souvent deux approches : un outil ou une migration Exchange pour les boîtes actives, et l'import de fichiers .pst pour d'anciennes archives.
Accès à l'ancien serveurSi vous quittez un prestataire, demandez-lui tôt les accès à l'ancien serveur : sans eux, la copie ne démarre pas. Voir aussi la page changer de prestataire informatique.
3. Préparer la destination avant de toucher aux MX
- Le nom de domaine est ajouté et vérifié dans le nouveau service
- Les comptes utilisateurs sont créés et les licences attribuées
- La double authentification (MFA) et les politiques de sécurité sont définies
- Les boîtes partagées, alias et listes de diffusion sont recréés
- Les enregistrements SPF, DKIM et DMARC sont préparés (voir SPF, DKIM, DMARC : configurer l'authentification)
Rien de tout cela ne change encore la façon dont les messages arrivent : tant que l'enregistrement MX n'a pas bougé, la messagerie continue de fonctionner comme avant.
4. Baisser la durée de vie du DNS (TTL) à l'avance
L'enregistrement MX indique aux expéditeurs vers quel serveur envoyer vos messages. Les serveurs DNS le gardent en mémoire pendant la durée indiquée par le TTL (durée de vie de l'enregistrement). Si ce TTL est de plusieurs heures, une partie du monde continuera d'écrire à l'ancien serveur bien après la bascule.
- Relevez le TTL actuel de vos enregistrements MX (et de l'enregistrement autodiscover s'il existe).
- Réduisez-le à une valeur courte (de quelques minutes à une heure, selon ce que permet votre hébergeur DNS) au moins aussi longtemps à l'avance que l'ancien TTL : la nouvelle valeur ne s'applique qu'une fois l'ancienne expirée.
- Remettez une valeur normale une fois la migration validée.
Qui a la main sur le DNS ?Le DNS est géré par celui qui tient votre nom de domaine ou votre hébergement web, pas nécessairement par votre prestataire informatique. Identifiez-le dès le début : c'est un blocage fréquent le jour J. Voir noms de domaine et DNS.
5. Copier l'existant avant la bascule
La copie initiale (tous les anciens messages) est l'étape longue : elle se compte en heures ou en jours selon le volume et le débit. Elle se fait pendant que les utilisateurs continuent de travailler, sans interrompre la messagerie.
- Commencez par une ou deux boîtes pilotes, dont la plus volumineuse, et faites-les vérifier par leurs propriétaires.
- Lancez ensuite le lot complet, en surveillant les erreurs (éléments refusés, pièces jointes trop grosses).
- Juste avant la bascule, relancez une copie différentielle : elle ne prend que les messages arrivés depuis.
6. Basculer : MX, autodiscover, SPF
Choisissez un créneau où quelqu'un pourra corriger le lendemain : évitez la veille d'un jour férié ou d'une période où l'équipe est absente.
- Lancez la dernière copie différentielle.
- Modifiez l'enregistrement MX pour pointer vers le nouveau service, puis l'enregistrement autodiscover si le service le demande.
- Mettez à jour l'enregistrement SPF pour déclarer le nouveau service d'envoi.
- Envoyez des messages de test dans les deux sens : interne, puis vers et depuis une adresse externe (par exemple une boîte Gmail).
- Quelques heures plus tard, puis le lendemain, relancez une copie différentielle : pendant la propagation, certains expéditeurs ont encore livré à l'ancien serveur.
7. Reconfigurer les appareils et les logiciels
- Les profils Outlook des postes : selon la source et la destination, il faut souvent créer un nouveau profil plutôt que modifier l'ancien.
- Les téléphones et tablettes : nouveau compte, avec la double authentification si elle est activée.
- Les scanners, imprimantes et applications qui envoient des e-mails : nouveaux paramètres d'envoi.
- Les utilisateurs : prévenez-les avant la bascule (nouveau mot de passe, nouvelle invitation à la double authentification) et donnez-leur un numéro à appeler.
Si la destination est la messagerie Exchange Hosteam proposée par Evoir, les guides pas à pas existent pour Android, iPhone et iPad, Mac avec Outlook et PC avec Outlook.
8. Vérifier, puis seulement ensuite fermer l'ancien service
- Comparer, boîte par boîte, le contenu des principaux dossiers avec l'ancien service
- Vérifier les calendriers, les contacts et les boîtes partagées
- Contrôler que les envois automatiques (scanners, facturation) partent bien
- Vérifier qu'aucun message n'est encore livré à l'ancien serveur
- Remettre le TTL à une valeur normale
- Documenter la configuration finale (enregistrements DNS, comptes, méthode utilisée)
Ne résiliez pas l'ancien hébergement ou l'ancien contrat le jour de la bascule : gardez-le actif plusieurs semaines, le temps que chacun ait retrouvé ses messages et que les éventuels oublis soient apparus.
Les pièges les plus courants
| Piège | Conséquence | Parade |
|---|---|---|
| TTL non abaissé | Des messages continuent d'arriver à l'ancien serveur pendant des heures | Baisser le TTL à l'avance, faire un second passage de copie |
| Boîtes partagées et alias oubliés | Les messages envoyés à contact@ sont rejetés ou perdus | Les lister à l'étape 1 et les recréer avant la bascule |
| Scanner ou logiciel oublié | Les envois automatiques s'arrêtent sans message d'erreur visible | Inventorier tout ce qui envoie du courrier |
| SPF non mis à jour | Les messages envoyés partent en spam chez les destinataires | Mettre à jour SPF et publier DKIM avant ou pendant la bascule |
| Ancien service résilié trop tôt | Perte des messages arrivés en retard et impossibilité de comparer | Le conserver plusieurs semaines après la bascule |
| Dossiers en double | Deux dossiers « Envoyés » ou « Éléments envoyés » selon la langue des serveurs | Prévoir la correspondance des noms de dossiers et vérifier la boîte pilote |
Questions fréquentes
Combien de temps dure une migration ?
Cela dépend du volume, de la méthode et du débit. La copie initiale prend du temps (heures ou jours) ; la bascule elle-même se compte en minutes si tout est prêt.
Les contacts et les calendriers suivent-ils ?
Cela dépend de la méthode : une migration IMAP ne les copie généralement pas, une migration depuis un serveur Exchange les copie. C'est à vérifier au moment du choix de la méthode.
Combien coûte une migration ?
Le prix dépend du nombre de boîtes, des volumes, de la méthode et de la préparation nécessaire. Voir l'article prix d'une migration Microsoft 365 pour une PME pour les éléments qui le font varier.
Sources et références
Sources consultées le 27 septembre 2026 :
- Microsoft, Méthodes de migration de plusieurs comptes de messagerie vers Microsoft 365 ou Office 365 (page du 19 août 2026)
- Microsoft, Ce que vous devez savoir sur la migration de vos boîtes aux lettres IMAP vers Microsoft 365 ou Office 365 (page du 19 août 2026)
- Microsoft, Migrer le courrier électronique vers Exchange Online à l’aide de la méthode de basculement Exchange (page du 19 août 2026)
Les recommandations et les pages des éditeurs évoluent : vérifiez-les avant d'agir.
Pour aller plus loin
Autres guides, modèles d'e-mails et réponses de la FAQ sur le même sujet.
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Cas client : migration Microsoft 365→
Prix d'une migration Microsoft 365 pour une PME→
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Lexique : DNS→
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