Factures en transit
Des factures peuvent être en attente de validation ou de réception au moment de la bascule. Les abandonner sans les solder crée des litiges ou des trous dans la chaîne comptable.
Actualité - Facturation électronique
Changer de PA pour choisir Pennylane : démarche et points de vigilance
Vous êtes déjà engagé avec une Plateforme Agréée et envisagez de basculer vers Pennylane pour la facturation électronique obligatoire ? Le changement est possible, mais quelques étapes sont incontournables pour éviter une rupture de conformité ou une perte de données.
Ce guide explique comment désigner officiellement Pennylane comme votre PA, comment piloter la transition depuis votre plateforme actuelle, et quels points de vigilance ne pas négliger avant de résilier.
À retenir
- Comment désigner officiellement Pennylane comme PA depuis votre espace Pennylane
- Différence entre PA et PDP : ce que cela change pour votre conformité
- Les étapes clés d'un changement de PA sans rupture et les points de vigilance
- Faut-il être client Pennylane ou avoir un expert-comptable pour cette démarche ?
Désigner officiellement Pennylane comme votre PA
La désignation s'effectue directement depuis votre espace Pennylane - pas depuis le PPF. Pennylane se charge ensuite de mettre à jour l'annuaire central national.
Procédure officielle - centre d'aide Pennylane Voir la vidéo de présentation
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Se connecter à l'espace Pennylane
Accédez à votre compte Pennylane. Si vous n'utilisez pas Pennylane pour votre comptabilité, vous pouvez ouvrir un compte dédié à la fonction de PA sans l'utiliser pour la gestion courante.
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Accéder au module facturation électronique
Dans l'interface Pennylane, repérez le module dédié à la réforme de la facturation électronique.
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Choisir Pennylane comme Plateforme Agréée
Sélectionnez Pennylane comme votre PA. L'opération peut être réalisée par le représentant légal ou par toute personne disposant d'un mandat régulier.
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Vérifier le ou les SIREN concernés
Contrôlez que le ou les SIREN rattachés à la désignation correspondent bien à votre structure juridique.
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Valider et confirmer
Validez la désignation. Pennylane transmet ensuite l'information à l'annuaire central national - aucune démarche complémentaire sur le PPF n'est requise.
Les étapes d'un changement de PA vers Pennylane
Un changement de PA bien préparé se déroule en six étapes. Chacune doit être validée avant de passer à la suivante.
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Configurer Pennylane en parallèle
Ouvrir le compte, paramétrer les informations légales, connecter votre banque et tester l'émission de factures en environnement de recette avant la bascule.
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Basculer sur une période creuse
Éviter les fins de mois ou les périodes de clôture. La bascule doit intervenir après validation complète de la configuration Pennylane.
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Résilier l'ancienne PA
Attendre que toutes les factures en transit soient soldées, puis notifier votre ancienne plateforme par écrit avec un délai de préavis conforme à votre contrat.
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Mettre à jour vos mentions légales
Si votre plateforme de réception est mentionnée dans vos CGV ou vos factures, mettez-les à jour après la bascule.
Points de vigilance avant de résilier
Certains risques sont sous-estimés lors d'un changement de PA. Mieux vaut les anticiper que les découvrir après coup.
Archivage légal
Les factures doivent être conservées 10 ans. Si votre ancienne PA assurait l'archivage légal, vérifiez comment vous récupérez cet historique ou s'il reste accessible après résiliation.
Flux automatisés à reconfigurer
Si des API, des connecteurs EDI ou des automatisations pointent vers votre ancienne PA, ils doivent être reconfigurés avant la bascule - pas après. Une coupure non anticipée peut bloquer la facturation.
Préavis contractuel
Votre contrat avec la PA actuelle peut prévoir un préavis de 1 à 3 mois. Ignorez-le et vous paierez les deux plateformes simultanément plus longtemps que prévu.
Formation des équipes
Pennylane a une interface différente de votre PA actuelle. Prévoir un temps de prise en main pour les collaborateurs qui émettent ou valident des factures évite les erreurs post-bascule.
Alignement avec l'expert-comptable
Si votre cabinet comptable travaillait directement dans votre ancienne PA, vérifiez qu'il est à l'aise avec Pennylane ou prévoyez un temps d'onboarding commun.
PA, PDP, PPF : rappel du cadre réglementaire
La facturation électronique obligatoire en France repose sur trois types d'acteurs. Savoir les distinguer conditionne toute décision de changement de plateforme.
Le PPF - Portail Public de Facturation
Plateforme publique gérée par l'État. Elle sert de concentrateur : toutes les factures électroniques y transitent, quelle que soit la PA ou PDP utilisée. L'accès direct est possible mais limité en fonctionnalités.
Les PA - Plateformes Agréées
Opérateurs privés agréés par l'administration fiscale pour émettre, recevoir et archiver les factures électroniques en conformité. Elles font le lien entre votre logiciel métier et le PPF.
Les PDP - Plateformes de Dématérialisation Partenaires
Évolution du cadre réglementaire : les PDP désignent des opérateurs avec des exigences d'immatriculation renforcées. Le terme PA reste utilisé dans la documentation officielle pour les plateformes agréées - dont Pennylane fait partie.
Ouvrir un compte Pennylane : deux modes d'inscription
Il n'est pas nécessaire d'avoir un cabinet d'expertise comptable pour ouvrir un compte Pennylane. Deux modes d'accès sont disponibles.
Inscription directe par l'entreprise
Vous créez vous-même un compte sur le site de Pennylane, choisissez un abonnement ou démarrez avec un essai. Aucun intermédiaire n'est requis. Vous pouvez conserver votre expert-comptable actuel ou ne pas en avoir.
Invitation par un cabinet comptable
Si votre cabinet utilise déjà Pennylane, il peut vous inviter à rejoindre la plateforme. C'est le mode recommandé si vous souhaitez collaborer en temps réel avec votre expert-comptable depuis le même outil.
Questions fréquentes
Comment désigner concrètement Pennylane comme PA pour mon entreprise ?
La désignation s'effectue depuis votre espace Pennylane, dans le module dédié à la facturation électronique. Pennylane se charge ensuite de mettre à jour l'annuaire central national - aucune démarche sur le PPF n'est nécessaire de votre côté. L'opération peut être réalisée par le représentant légal ou par une personne disposant d'un mandat régulier.
Procédure officielle - centre d'aide Pennylane
Faut-il un expert-comptable pour ouvrir un compte Pennylane ?
Non. L'inscription sur Pennylane est possible directement par l'entreprise, sans passer par un cabinet comptable. Vous pouvez créer un compte en autonomie, conserver votre expert-comptable actuel qui lui travaillera avec ses propres outils, ou ne pas en avoir. Le cabinet peut également vous inviter s'il utilise déjà Pennylane de son côté.
Faut-il utiliser Pennylane pour sa comptabilité pour le choisir comme PA ?
Non. La PA est un service de transmission des factures électroniques, indépendant du logiciel de gestion ou de comptabilité. Une entreprise qui utilise Sage, Cegid, EBP, Odoo ou tout autre outil peut tout à fait choisir Pennylane comme PA en ouvrant un compte Pennylane dédié à cette fonction. Son logiciel existant continuera d'émettre les factures, transmises ensuite via Pennylane conformément à la réforme.
Peut-on changer de PA en cours d'année ?
Oui. Il n'existe pas de période de blocage imposée par la réglementation. Il faut néanmoins s'assurer que l'ancienne plateforme cesse de traiter de nouvelles factures dès que la nouvelle est opérationnelle, et que les factures en transit ou en attente de validation sont bien soldées avant la bascule.
Les factures émises via l'ancienne PA restent-elles valides après le changement ?
Oui. La validité des factures déjà émises n'est pas affectée par le changement de plateforme. L'obligation porte sur la conservation des données, pas sur la plateforme utilisée pour les émettre. Vérifiez que votre ancienne PA vous fournit un export complet avant de résilier.
Pennylane est-elle une PA ou une PDP ?
Pennylane est une Plateforme Agréée (PA). Depuis l'évolution du cadre réglementaire, la documentation officielle utilise le terme PA pour désigner les opérateurs privés agréés qui assurent l'émission, la réception et la transmission des factures électroniques. Pennylane figure dans cette catégorie et peut être désignée comme PA pour votre entreprise directement depuis son interface.
Faut-il informer ses clients du changement de PA ?
Pas obligatoirement. Le changement de PA est transparent pour vos clients : les factures continuent d'arriver dans leur propre plateforme ou leur espace PPF. En revanche, si vous aviez des flux EDI ou API configurés côté client, il faut les prévenir et reconfigurer les échanges.
Quel est le délai de prise d'effet après désignation de Pennylane comme PA ?
Pennylane ne communique pas de délai contractuel précis. La plateforme indique simplement que la désignation entraîne la mise à jour de l'annuaire central national par Pennylane. Il n'est donc pas possible d'affirmer qu'il s'agit de quelques minutes, heures ou jours - l'opération dépend du traitement côté annuaire.
Où trouver la présentation officielle de Pennylane sur sa désignation comme PA ?
Pennylane a publié une vidéo explicative sur la démarche de désignation en tant que Plateforme Agréée. Elle détaille les étapes depuis l'interface Pennylane et le contexte réglementaire.
Voir la vidéo Pennylane sur YouTube
Pourquoi des PME choisissent Pennylane
Au-delà de la conformité, Pennylane est une plateforme de comptabilité et de facturation qui couvre un périmètre plus large que la simple transmission de factures.
Comptabilité intégrée
Pennylane regroupe facturation, comptabilité et trésorerie dans une interface unique, ce qui réduit les doubles saisies et facilite la collaboration avec l'expert-comptable.
Intégrations métier
Connexions natives avec de nombreux outils (CRM, paie, banques), dont MaGestionCo pour la facturation électronique. Les flux sont automatisés sans ressaisie.
Collaboration expert-comptable
Accès partagé avec votre cabinet comptable en temps réel. Les pièces justificatives, les rapprochements bancaires et les déclarations sont centralisés au même endroit.
Conformité facturation électronique
Pennylane assure la transmission conforme des factures via une PDP agréée. La mise à jour réglementaire est gérée par la plateforme, pas par vous.
Un sujet qui touche la conformité et l'organisation
Changer de PA n'est pas qu'une décision technique : c'est une décision qui engage la chaîne de facturation, la comptabilité et les relations avec vos partenaires. Un accompagnement structuré évite les mauvaises surprises.
Nous intervenons à Paris et en Île-de-France pour aider les PME à préparer la facturation électronique obligatoire, à choisir les bons outils et à piloter les transitions sans rupture. Que ce soit pour qualifier votre situation actuelle, cadrer la migration ou former vos équipes, nous pouvons intervenir à chaque étape.
Si vous utilisez déjà MaGestionCo, la question de l'intégration avec Pennylane mérite d'être posée en amont : les deux outils sont conçus pour fonctionner ensemble, et la bascule peut être l'occasion de simplifier l'ensemble de la chaîne comptable.
Paris
Accompagnement des PME, cabinets et directions qui veulent structurer la transition vers la facturation électronique sans improvisation.
Hauts-de-Seine
Interventions pour les structures qui ont besoin d'un regard externe pour choisir, cadrer et piloter le bon outil de facturation.
Île-de-France
Approche adaptée aux environnements multi-entités ou aux PME qui veulent coordonner la bascule avec leur expert-comptable.
Pour aller plus loin
Ces ressources complètent cet article pour approfondir la facturation électronique obligatoire, comprendre le cadre réglementaire PA/PDP ou préparer votre transition.
Une question ? Parlons-en directement.
Nos équipes répondent du lundi au vendredi, 9h15–18h30. Pas de standard, pas d'attente.
Ce que disent nos clients
« Nous avons changé de prestataire après des années de galères. La transition s'est faite sans aucune interruption - ils ont repris tous nos accès, documenté notre parc et géré la résiliation. Très professionnel. »
« La migration Microsoft 365 s'est faite en un week-end, sans perte de données et sans déranger mes équipes. Evoir a tout géré, y compris la formation des collaborateurs le lundi matin. »
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Pour aller plus loin
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