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Définition
L'archivage électronique est le processus de conservation des documents numériques (factures, contrats, avoirs) sur le long terme, dans des conditions qui en garantissent l'intégrité, la lisibilité et l'accès pendant toute leur durée légale de conservation. Il se distingue de la simple sauvegarde : un archivage électronique interdit la modification a posteriori, horodate les documents, garantit leur lisibilité dans le temps et trace tous les accès. Pour les factures électroniques, la durée légale est de 10 ans. L'archivage peut être assuré en interne avec un système certifié ou délégué à un tiers archiveur.
À retenir
Archivage électronique : Conservation structurée des documents numériques sur le long terme, garantissant accessibilité, intégrité et conformité légale pendant la durée de conservation requise. Retenez surtout le contexte d'usage et l'impact opérationnel derrière ce terme dans le cadre de la réforme 2026.
Erreur fréquente
Croire que Archivage électronique ne concerne que les grandes entreprises ou les spécialistes. En pratique, cette notion impacte directement les PME et TPE dès septembre 2026.
À quoi cela sert
- Mettre en place un processus de conservation conforme pour ses factures électroniques.
- Déléguer l'archivage à un tiers certifié pour simplifier la conformité.
- Répondre aux exigences d'un contrôle fiscal ou douanier sur des factures anciennes.
Exemple concret
Une PME utilise sa PA pour émettre et recevoir ses factures. La PA propose un module d'archivage électronique certifié : chaque facture est automatiquement versée dans le coffre-fort numérique à l'émission ou à la réception, avec horodatage. La PME peut retrouver toute facture en quelques secondes, même 9 ans après.
Bonnes pratiques
- Distinguer archivage électronique (obligation légale, immuable) et stockage documentaire (GED, partage de fichiers).
- Vérifier la durée de conservation garantie par votre PA ou tiers archiveur.
- Prévoir la portabilité de vos archives en cas de changement de solution.
Pourquoi ce terme compte pour votre PME
Comprendre cette notion aide à mieux suivre les échanges avec votre expert-comptable, votre éditeur de logiciel et votre prestataire informatique lors de la mise en conformité à la réforme de facturation électronique 2026.
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